1目的

為使促銷物料從收貨到使用過程有一個規(guī)范的管理，做到物有所用，充分合理地利用企業(yè)資源，特制定本規(guī)定。

2適用范圍

本規(guī)定適用于XX集團整合傳播部、駐外分公司及其合作單位。

3管理職責(zé)

廣告促銷物料的管理由整合傳播部綜合管理科歸口管理，各相關(guān)科室配合執(zhí)行。

4 驗收及倉管

4.1整合傳播部各科室在廣告促銷物料制作合同執(zhí)行前，必須提供已確認(rèn)的物料樣品（含內(nèi)外包裝及打包方法）給綜合管理科;

4.2相關(guān)職能科室在交貨時須提前通知綜合管理科，由綜合管理科按合同和樣品對其數(shù)量進行驗收(相關(guān)科室對其質(zhì)量進行驗收);

4.3廣告促銷物料儲存?zhèn)}的倉管員須按照公司倉庫管理有關(guān)規(guī)定辦理物料的入倉及倉儲管理;

4.4 綜合管理科對促銷物料實行動態(tài)跟蹤和臺帳管理，每月向相關(guān)科室提交臺帳報表；

4.5分公司查收總部下發(fā)的促銷物料時，須與總部下發(fā)的廣告物料發(fā)放明細(xì)表（由綜合管理科依據(jù)相關(guān)科室《廣告促銷物料分發(fā)計劃表》編制）及《發(fā)運清單》數(shù)量進行核對驗收支，并填寫《XX電器廣告促銷物料月度管理臺帳》（附表1），登記入庫。如數(shù)量不符或物品發(fā)生運輸毀損時，應(yīng)及時與綜合管理科聯(lián)系，并取得相關(guān)證明材料（貨運記錄）備查，同時將缺少的物料清單報綜合管理科，以便及時補給、追查和索賠;

4.6分公司自行制作的廣告促銷物料收貨時，須由整合傳播科人員進行驗收合格后，方可辦理入庫，并做好登記手續(xù)。

4.7分公司須有固定的地點儲存廣告促銷物料，將各種物料分類存放，并做到標(biāo)識清楚明白，且每次領(lǐng)用時，都須做好登記，保持帳、物數(shù)量的一致。

5 申領(lǐng)

5.1本部科室與其他各部門科室需領(lǐng)取有關(guān)促銷物料時，須填寫《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》（附表2），經(jīng)綜合管理科審核，貴重物品或批量物料須經(jīng)主管部長批準(zhǔn)后，方可向倉管員領(lǐng)??；

5.2各分公司促銷物料的領(lǐng)用必須要有計劃申報，批準(zhǔn)后方可使用。如屬統(tǒng)一分發(fā)廣告促銷物料時，由整合傳播科制訂分發(fā)計劃，填寫《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》，經(jīng)整合傳播科長批準(zhǔn)后，方可出倉；

5.3各分公司人員臨時領(lǐng)取廣告促銷物料時，必須填報附表2，(若業(yè)務(wù)員委托商家領(lǐng)用，同樣須填寫表格，代為簽收)，經(jīng)整合傳播科指定人員審核后，方可出倉；

5.4分公司根據(jù)促銷物料使用情況，準(zhǔn)時客觀地填寫《XX電器廣告促銷禮品用戶登記表》（附表3），活動結(jié)束后交回作為報帳憑證；

5.5分公司每月25日前根據(jù)需求情況向冰箱、空調(diào)傳播科提交《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》，綜合管理科根據(jù)冰箱、空調(diào)傳播科的匯總表組織物料的分發(fā)；

6 發(fā)運

6.1總部各職能科室制作物料時，須留出足夠的緩沖時間(按最遠(yuǎn)地點計，緩沖時間最少不低于8天)，以便于綜合管理科正常組織發(fā)運；

6.2綜合管理科根據(jù)有關(guān)職能科室編制的分公司廣告促銷物料分配表（此表需科長審核），及時、準(zhǔn)確地向各分公司發(fā)運所需廣告促銷物料；

6.3物料運輸原則上不采用空運，如因時間緊迫需空運的，需經(jīng)整合傳播部部長（或副部長）批準(zhǔn)方可（其空運費用在相關(guān)品牌傳播費用中列支）。

7 使用監(jiān)控

7.1對單價在20元以下的促銷贈品派發(fā)，允許各分公司和相對應(yīng)活動商場不做登記；

7.2對單價在20元-50元的促銷贈品（隨機附送），須填報《XX電器促銷禮品用戶登記表》，包括消費者姓名、詳細(xì)地址、聯(lián)系電話及發(fā)票號，作為報帳憑證；

7.3對單價在50元-100元的貴重促銷贈品（隨機附送），還須填寫消費者姓名、詳細(xì)地址、聯(lián)系電話及發(fā)票復(fù)印件，作為推廣費用的報帳憑證；

7.4對單價在100元以上的促銷贈品，另需用戶身份證復(fù)印件。

8 檢查：

整合傳播部將不定期對促銷物料儲存?zhèn)}及各分公司促銷物料的管理情況進行檢查跟蹤，內(nèi)容包括：物料倉儲是否整齊有序；收發(fā)、領(lǐng)用登記是否齊備；管理臺帳是否建立和完整；數(shù)目是否準(zhǔn)確清晰。

附  《XX電器廣告促銷物料月度管理臺帳》（附表1）

《XX電器廣告促銷物料領(lǐng)用申請表》（附表2）

《XX電器廣告促銷禮品用戶登記表》（附表3）

附加說明：

本規(guī)定由整合傳播部起草并解釋；

本規(guī)定從批準(zhǔn)之日起執(zhí)行。

起草：綜合管理科     審核：楊紅春         批準(zhǔn)：張彬