戰略績(jì)效管理系統:總體解決方案
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發(fā)布時(shí)間:2013/12/13 12:00
七、“部門(mén)管理系統”針對各業(yè)務(wù)科室、護理單元進(jìn)行日常管理、決策分析的需要設計,

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7.1.1.    軟件設計原理

平衡記分卡被譽(yù)為當代最有影響力的戰略管理工具。它從財務(wù)、客戶(hù)、業(yè)務(wù)流程、組織成長(cháng)四個(gè)維度來(lái)綜合評估、分析和監控各部門(mén)的績(jì)效表現。四個(gè)層面形成相互的內存驅動(dòng)關(guān)系,是實(shí)現公司整體、各部門(mén)可持續發(fā)現的重要管理工具。但從國內情況看,很少有企業(yè)將平衡記分卡真正落實(shí),主要原因有四個(gè)方面。

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一是過(guò)度強度平衡記分卡的四個(gè)維度,考慮實(shí)績(jì)數據的可得性、量化程度不夠。平衡記分卡作為戰略管理工具,主要適用于對較長(cháng)時(shí)間跨度的績(jì)效考核與分析(如季度、年度);主要適用于組織績(jì)效的評估分析,個(gè)人的財務(wù)、客戶(hù)、流程指標很難核算和獲得;主要適用在客觀(guān)數據來(lái)源的各類(lèi)指標,而不是指標越多越好,沒(méi)有客觀(guān)數據來(lái)源、不符合統計規律(大數定律和正態(tài)分布)的指標,不能進(jìn)行考核分析,必須建立專(zhuān)門(mén)的積分考核或統計規則將離散型數據量化后作為KPI指標。

二是缺乏充分的實(shí)績(jì)數據,沒(méi)有相應的信息系統和統計核算流程支撐。多數企業(yè)僅僅解決指標體系的建立問(wèn)題,但沒(méi)有整合現有的財務(wù)、業(yè)務(wù)、交易信息系統,缺乏必要的專(zhuān)項考核系統,不能有效核算各類(lèi)財務(wù)、客戶(hù)、流程和成長(cháng)指標。如果僅僅依靠績(jì)效辦及相關(guān)主管部門(mén)錄入,不僅工作量大,而且實(shí)時(shí)性差,并且不能保存數據的準確。

三是沒(méi)有科學(xué)的績(jì)效標準體系作支持,確定KPI指標的基準值確定困難???jì)效考核、評估、分析的本質(zhì)是將實(shí)際值與標準值進(jìn)行比較,一方面可發(fā)現業(yè)績(jì)差距,有針對性在解決問(wèn)題,另一方面通過(guò)一定的計分規則計算該指標考核得分,并通過(guò)指標權重匯總為綜合績(jì)效,便于與薪酬掛鉤及綜合分析。目前,多數企業(yè)均采用簽訂目標責任書(shū)方式,不僅工作量大,而且很難達成一致。比較好的做法是綜合運用以下五種方式。一是引用各單位及部門(mén)的年度預算作為目標值(一般按照自下而上申報、審核、發(fā)布、修訂流程),二是引用各單位及部門(mén)的目標預算(按照資源投入、往年實(shí)際進(jìn)行測算),三是簽訂目標責任書(shū)(在雙向溝通的情況逐個(gè)部門(mén)設置),四是同類(lèi)比較(即將同類(lèi)單位、部門(mén)、個(gè)人實(shí)績(jì)的平均值作為基準值,鼓勵橫向競爭),五是歷史比較(即以過(guò)去一定時(shí)期的平均值作為基準值,鼓勵不斷超越)。

四是考核計分方法單一,計分準確性不高。多數企業(yè)仍采用等次評分法由主管部門(mén)評估,少數企業(yè)采用按公式計算,但主要采用目標完成率計分方法,不能解決控制指標考核問(wèn)題。比較好的做法,綜合應用正向目標考核、控制目標考核、超出(低于)目標值按比例扣分、超出(低于)目標值按差值計分、直接加扣分、一票否決等多種計分方法,滿(mǎn)足財務(wù)、營(yíng)運、客戶(hù)、組織維度多樣化KPI指標考核的需要。

7.1.2.    軟件功能模塊

針對大中型醫院實(shí)施平衡記分卡中存在問(wèn)題,東旦平衡記分卡軟件由6大核心功能模塊組成。

東旦平衡記分卡軟件

序號

功能模塊

解決問(wèn)題

1

綜合績(jì)效評估

選取財務(wù)、運營(yíng)、患者、組織各個(gè)維度的績(jì)效指標,設置指標權重、目標值來(lái)源、實(shí)際值來(lái)源和計分方法,自動(dòng)計算并動(dòng)態(tài)更新

2

應用系統接口

ERP、CRM、HR、OA等系統中采集相關(guān)數據,并進(jìn)行整理、挖掘和分析

3

專(zhuān)項數據錄入

建立專(zhuān)門(mén)的患者滿(mǎn)意度測評、服務(wù)滿(mǎn)意度測評、實(shí)績(jì)臺帳維護等模塊,彌補現有業(yè)務(wù)系統信息數據的不足

4

復合指標統計

基于各類(lèi)財務(wù)、營(yíng)運、患者指標進(jìn)行二次復合計算

5

目標管理系統

基于企業(yè)目標、崗位編制、人力資源等要素,測定各科室財務(wù)、運營(yíng)維度各項指標的目標值

6

綜合績(jì)效分析

借助綜合績(jì)效排名、領(lǐng)導駕駛倉、績(jì)效目標預警、業(yè)績(jì)檔案等分析工具,對績(jì)效目標和考核情況進(jìn)行多維度分析

 

7.1.3.    軟件實(shí)施效果

(1)部門(mén)績(jì)效分析??赏ㄟ^(guò)儀表盤(pán)、柱狀圖等直觀(guān)分析各責任部門(mén)財務(wù)、患者、流程、成長(cháng)各個(gè)維度及綜合考核得分。

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?? (2)分類(lèi)考核排名??砂磫挝?、部門(mén)類(lèi)型查看各單位、部門(mén)的綜合績(jì)效分數,點(diǎn)擊相關(guān)分數,反查各指標考核情況。

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?? (3)績(jì)效指標分析??砂磫挝?、部門(mén)查看各考核維度、KPI指標的權重、目標值、完成值、預警值,并進(jìn)行橫向、縱向對比分析。便于調整績(jì)效目標和指標權重,修正績(jì)效評估方案。

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?? (4)績(jì)效模型維護??砂磫挝?、部門(mén)類(lèi)型以及各單位批量、逐個(gè)設置平衡記分卡??蓮钠渌麊挝?、系統指標庫中導入相關(guān)指標,設置目標來(lái)源、數據來(lái)源、計分方法、指標權重等屬性。支持預算目標、固定目標、同類(lèi)均值等目標設置方法,支持月度匯總、引用單位值等常見(jiàn)數據來(lái)源,支持正向目標考核、控制目標考核、超出目標值按比例扣分、超出目標值按差值計分等多種計分方法,滿(mǎn)足多樣化KPI指標考核的需要。

 

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??? (5)批量自動(dòng)匯總。軟件每天晚上自動(dòng)計算、更新各責任單位的綜合績(jì)效得分,無(wú)需人工操作。在需測試方案,可點(diǎn)擊批量計算功能。

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??? (6)指標庫維護??蓮南到y指標庫中導入需考核的指標,軟件自動(dòng)依據指標編碼、考核周期、考核對象以及數據來(lái)源類(lèi)型從績(jì)效數據中心獲取數據,考核方案變化時(shí),不需更改軟件程序,完全可由用戶(hù)自行維護。支持指標庫的任意分組、層層查看、導入,大幅提高指標庫維護、管理效率。

7.1.4.    軟件設計原理

戰略績(jì)效管理的核心是指將公司戰略指標、目標層層分解到下屬單位、部門(mén)和個(gè)人,建立戰略中心型組織,避免下屬單位、部門(mén)績(jì)效與公司戰略目標脫節問(wèn)題。

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7.1.5.    總體解決方案

但從國內情況看,很少有企業(yè)將戰略績(jì)效管理體系真正落實(shí),主要原因有四個(gè)方面。

一是缺乏科學(xué)的指標分解體系。缺乏單位級別的績(jì)效指標庫(含層層驅動(dòng)的關(guān)鍵成功因素及指標),部門(mén)、崗位、個(gè)人的績(jì)效指標往往來(lái)源于兩個(gè)方面,一是上級績(jì)效指標的分解,二是部門(mén)職能職責中相關(guān)的指標。單位、部門(mén)、崗位、個(gè)人績(jì)效指標中,有客觀(guān)數據來(lái)源的指標很少,以定性指標居多。

二是缺乏實(shí)時(shí)的實(shí)績(jì)數據測量體系。多數企業(yè)僅僅解決指標體系的建立問(wèn)題,但沒(méi)有整合現有的財務(wù)、業(yè)務(wù)、交易信息系統,缺乏必要的業(yè)績(jì)臺帳管理系統,不能有效核算各類(lèi)財務(wù)、客戶(hù)、流程和成長(cháng)指標。如果僅僅依靠績(jì)效辦及相關(guān)主管部門(mén)錄入,不僅工作量大,而且實(shí)時(shí)性差,并且不能保存數據的準確。

三是缺乏可操作的目標管理體系。目前,多數企業(yè)均采用簽訂目標責任書(shū)方式,不僅工作量大,而且很難達成一致。比較好的做法是綜合運用以下五種方式。一是引用各單位及部門(mén)的年度預算作為目標值(一般按照自下而上申報、審核、發(fā)布、修訂流程),二是引用各單位及部門(mén)的目標預算(按照資源投入、往年實(shí)際進(jìn)行測算),三是簽訂目標責任書(shū)(在雙向溝通的情況逐個(gè)部門(mén)設置),四是同類(lèi)比較(即將同類(lèi)單位、部門(mén)、個(gè)人實(shí)績(jì)的平均值作為基準值,鼓勵橫向競爭),五是歷史比較(即以過(guò)去一定時(shí)期的平均值作為基準值,鼓勵不斷超越)。

四是缺乏科學(xué)的績(jì)效評估體系。多數企業(yè)仍采用等次評分法由主管部門(mén)評估,少數企業(yè)采用按公式計算,但主要采用目標完成率計分方法,不能解決控制指標考核問(wèn)題。比較好的做法,綜合應用正向目標考核、控制目標考核、超出(低于)目標值按比例扣分、超出(低于)目標值按差值計分、直接加扣分、一票否決等多種計分方法,滿(mǎn)足財務(wù)、營(yíng)運、客戶(hù)、組織維度多樣化KPI指標考核的需要。

 

7.1.6.    指標分解流程

傳統的績(jì)效管理軟件片面地將公司的績(jì)效指標分解到相關(guān)下屬單位和部門(mén),不考慮部門(mén)職能的差異,以及部門(mén)職能的相關(guān)性,會(huì )導致有的部門(mén)分不到一個(gè)指標或極少量指標問(wèn)題。事實(shí)上,部門(mén)、崗位、個(gè)人的績(jì)效指標往往來(lái)源于兩個(gè)方面,一是上級績(jì)效指標的分解,二是部門(mén)職能職責中相關(guān)的指標。如果將單位、部門(mén)適用的指標放在一起,那也是應當按照關(guān)鍵成功因素進(jìn)行組織。

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東旦績(jì)效管理軟件首次利用結構權技術(shù)和績(jì)效數據中心技術(shù),實(shí)現了戰略指標的層層共享、個(gè)性指標設置等問(wèn)題。
指標庫管理框架

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(1)系統指標維護。建立系統指標的意義主要有兩個(gè)方面,一是為從其他信息系統提取、清理、整合數據,二是自定義臺帳錄入、統計指標,以便其他模塊引用。系統指標庫一般由開(kāi)發(fā)人員、專(zhuān)業(yè)人員維護。

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(2)單位指標庫維護。單位指標庫采用樹(shù)狀結構顯示,支持指標的無(wú)限分級、任意組織和跨層級移動(dòng)。各單位針對各預算、考核、分析流程建立專(zhuān)門(mén)指標庫???/span>從系統指標庫中批量導入,可根據需要新建,可按平衡記分卡(BSC)、EVA、ROIC等戰略績(jì)效模型構建規范的關(guān)鍵成功因素指標庫。

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(3)部門(mén)指標庫。部門(mén)指標庫仍采用樹(shù)狀結構顯示,支持指標的任意分級、任意組合、移動(dòng)、排序,無(wú)需人工編碼。可導入單位指標庫、部門(mén)專(zhuān)用指標,可新建部門(mén)個(gè)性指標。支持平衡記分卡、ROIC等復雜績(jì)效指標庫的構建、維護。

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(4)崗位指標庫。崗位指標庫主要用于個(gè)人績(jì)效考核、分析、監控,實(shí)踐中有多種方式,一是按部門(mén)構建,部門(mén)內人員通用。二是按崗位系列(類(lèi)型)構建,相關(guān)崗位的人員共用。三是按具體崗位構建,該崗位任職任職的人員通用。四是按個(gè)人構建。四種模式各有優(yōu)缺點(diǎn),一般而言,崗位指標模型的通用型越強,績(jì)效指標設置、績(jì)效目標設定、績(jì)效對比分析的可操作性就越強。但由于個(gè)性化較低,不適用于職能分工不夠明確的中小企業(yè)、變革型企業(yè)。

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7.1.7.    目標預算流程

績(jì)效目標是指在未來(lái)某一時(shí)期內,某項績(jì)效指標需要達到的具體期望值。實(shí)踐中有五種基本方法,應當結合實(shí)際綜合應用。

一是引用各單位及部門(mén)的年度預算作為目標值(一般按照自下而上申報、審核、發(fā)布、修訂流程),二是引用各單位及部門(mén)的目標預算(按照資源投入、往年實(shí)際值等數據進(jìn)行測算),三是簽訂目標責任書(shū)(在雙向溝通的情況逐個(gè)部門(mén)設置),四是同類(lèi)比較(即將同類(lèi)單位、部門(mén)、個(gè)人實(shí)績(jì)的平均值作為基準值,鼓勵橫向競爭、標竿對比),五是歷史比較(即以過(guò)去一定時(shí)期的平均值作為基準值,鼓勵不斷超越)。

軟件功能參見(jiàn)相關(guān)案例和產(chǎn)品簡(jiǎn)介。

7.1.8.    績(jì)效評估流程

根據績(jì)效評估周期不同,績(jì)效評估一般分為月度績(jì)效評估、季度績(jì)效評估、年度績(jì)效評估等流程。由于季度、年度等較長(cháng)周期的績(jì)效評估可以引用較短周期績(jì)效評估的結果,一般按績(jì)效周期、考核頻率進(jìn)行。

根據績(jì)效評估對象不同,績(jì)效評估一般分為單位績(jì)效、部門(mén)績(jì)效、個(gè)人績(jì)效等類(lèi)型,由于部門(mén)績(jì)效、個(gè)人績(jì)效可以直接引用上級部門(mén)、單位的績(jì)效評估得分,一般應按照自上而下的順序進(jìn)行。

軟件功能參見(jiàn)相關(guān)案例和產(chǎn)品簡(jiǎn)介。

7.1.9.    績(jì)效分析模塊

?? 東旦績(jì)效管理軟件提供多種分析方法,包括績(jì)效指數分析、分類(lèi)考核排名、績(jì)效指標分析、

(1)績(jì)效指數分析??赏ㄟ^(guò)儀表盤(pán)、柱狀圖等直觀(guān)分析各責任部門(mén)財務(wù)、患者、流程、成長(cháng)各個(gè)維度及綜合考核得分。

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?? (2)分類(lèi)考核排名??砂磫挝?、部門(mén)類(lèi)型查看各單位、部門(mén)的綜合績(jì)效分數,點(diǎn)擊相關(guān)分數,反查各指標考核情況。

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?? (3)績(jì)效指標分析??砂磫挝?、部門(mén)查看各考核維度、KPI指標的權重、目標值、完成值、預警值,并進(jìn)行橫向、縱向對比分析。便于調整績(jì)效目標和指標權重,修正績(jì)效評估方案。

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?? (4)業(yè)績(jì)檔案分析??砂磫挝?、部門(mén)、個(gè)人查看相關(guān)的業(yè)績(jì)檔案,包括基本信息、業(yè)務(wù)報表、考核報表等內容。

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