“凡事預(yù)則立,不預(yù)則廢。”過去常講醫(yī)療設(shè)備的管理,是指醫(yī)院按計劃方法,遵循一定的原則和程序編制醫(yī)療設(shè)備購置計劃,并按照批準(zhǔn)的醫(yī)療設(shè)備計劃和預(yù)算采購醫(yī)療設(shè)備,我們認(rèn)為這是狹義內(nèi)容上的計劃管理。廣義地講醫(yī)療設(shè)備的管理,應(yīng)該包括從選購或研制儀器設(shè)備開始,到使用、維修直至報廢的全過程動態(tài)管理。
醫(yī)療設(shè)備的動態(tài)管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理的重要內(nèi)容,它管理的好壞直接體現(xiàn)了一個醫(yī)院整體管理水平高低。為了充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備投資作用,為臨床醫(yī)、教、研提供系列化的服務(wù)體系,為管好用好設(shè)備,結(jié)合我院實際,探索出了一套醫(yī)療設(shè)備動態(tài)管理程序,現(xiàn)提出來與大家商榷。
第一,根據(jù)醫(yī)院財政預(yù)算的年初醫(yī)、教、研工作意見以及醫(yī)院近期規(guī)劃進行計劃編制,擬定全年醫(yī)療設(shè)備購置、更新計劃。
程序是由科室提出購置申請,設(shè)備科負責(zé)匯總、初核并擬定醫(yī)療設(shè)備購置、更新計劃初稿,報請分管院長;分管院長審核后提交年初全院醫(yī)、教、研工作會議。會上結(jié)合全年的重點攻關(guān)項目,重點加強科室和需要更新的設(shè)備,由所在科室科主任從社會效益、技術(shù)效益、經(jīng)濟效益等方面進行匯報,提交與會人員進行廣泛討論,使之做到有重點,有計劃的配置儀器設(shè)備。
第二,依據(jù)醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的分布、運行狀況,臨床需求程度和技術(shù)條件等由設(shè)備管理委員會對全年設(shè)備購置計劃進行審核,論證,寫出適宜性,可行性論證報告。
第三,計劃工作量及有關(guān)費用支出進行效益預(yù)測,確定購置該項設(shè)備經(jīng)濟上是否合算。
第四,對擬購設(shè)備進行技術(shù)與質(zhì)量等方面的考查。
對大型、精密醫(yī)療設(shè)備在購前設(shè)備科會同有關(guān)科室人員參加衛(wèi)生部舉辦的國際或全國醫(yī)療器械博覽會。在會上充分考察擬購設(shè)備的性能、價格、售后服務(wù)、市場占有率等,并對多家公司進行反復(fù)比較,對有初步購置意向機型到使用單位進行實地考察,現(xiàn)場了解機器性能、精度、可靠性、購置價格、售后服務(wù)等,在此基礎(chǔ)上同檔次的設(shè)備選三家以上單位進行公開招標(biāo)、議標(biāo),追求最好的質(zhì)量價格比,優(yōu)中選優(yōu)。
第五,進行購前成本效益分析,合理選型,提供最佳決策方案,提交院長審批。
我們的做法是由一名專職醫(yī)學(xué)工程人員參與設(shè)備的考察、論證,掌握第一手資料,以便寫出一份有理有據(jù)、內(nèi)容翔實的購前成本效益分析報告。它既有靜態(tài)分析又有動態(tài)分析,其主要內(nèi)容包括:(1)申購理由。(2)一般論證包括資金來源、合理布局、付款方式、技術(shù)力量、維修條件、配套設(shè)施。(3)初步選型。(4)成本效益分析包括投資回收期、投資收益率、凈現(xiàn)值、現(xiàn)值指數(shù)。(5)分析評價。
第六,價格分析與合同簽訂。
簽訂每一份合同時都要斟字酌句推敲,分級把關(guān),進口設(shè)備引進更是要嚴(yán)格按照國際慣例運作。工作中不要怕麻煩,簽訂內(nèi)容越詳細,合同條款越翔實。實踐證明對需方越有利,特別是遇到合同糾紛或索賠時,需方就牢牢掌握住了主動權(quán),其利益就能最大限度地得到保護。
第七,設(shè)備到貨驗收,安裝、調(diào)試運行正常后交付科室使用。
成立設(shè)備驗收領(lǐng)導(dǎo)小組,人員組成為院領(lǐng)導(dǎo)、設(shè)備管理人員、工程技術(shù)人員、檔案管理人員、有關(guān)科室人員。對進口儀器設(shè)備的驗收一律報請當(dāng)?shù)厣虣z局共同開箱驗收,以便在與外商發(fā)生合同糾紛時掌握主動權(quán)。例如,我院購進的日本島津床邊X光機和美國德寶冷光源燈頭架等設(shè)備均從商檢索賠中受益。為減少中間環(huán)節(jié),提高工作效率,采用設(shè)備驗收與安裝、調(diào)試相結(jié)合的辦法,驗收合格后直接移交科室辦理手續(xù)投入正常使用。
第八,建賬立卡,建立儀器設(shè)備專件技術(shù)檔案。
在設(shè)備科建立了總賬、分類賬,物資管理實現(xiàn)了微機化。在使用科室建立了隨物同行卡、分戶管理賬、管理卡片、做到賬、卡、物相符。我們始終把設(shè)備技術(shù)檔案管理作為設(shè)備全過程動態(tài)管理的中心環(huán)節(jié),設(shè)專職技術(shù)人員管理,嚴(yán)格按科技檔案管理規(guī)章制度及歸檔范圍,收集齊全,整理立卷,統(tǒng)一(三點一線)裝訂,編頁,建立卷內(nèi)目錄,并報科領(lǐng)導(dǎo)、分管院長審批后移交院綜合檔案室。全部設(shè)備檔案放入密集架統(tǒng)一保管,并實現(xiàn)了微機檢索。
第九,建立設(shè)備的操作規(guī)程和使用記錄。每臺萬元以上儀器設(shè)備跟一本使用記錄本,記錄每天工作量,機器運轉(zhuǎn)情況,實際開機時數(shù)及機器操作人簽字等內(nèi)容。另外,所有千元以上電子儀器設(shè)備均掛一張塑封操作規(guī)程卡片,使操作和使用標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,防止誤操作造成的設(shè)備損壞。
第十,制定設(shè)備的維修、保養(yǎng)、周檢計劃。
對全院萬元以上醫(yī)療儀器設(shè)備定期按計劃進行維修保養(yǎng),工作中結(jié)合我院實際除日常保養(yǎng)由科室儀器保管人員負責(zé)外,一級保養(yǎng)和二級保養(yǎng)均由設(shè)備維修工程技術(shù)人員承擔(dān),按計劃定期對機器進行維護保養(yǎng),并認(rèn)真做好保養(yǎng)記錄,入檔保存。這種記錄既保存了完整的設(shè)備檔案,有利于了解設(shè)備歷史狀況,又可作為對保養(yǎng)維修人員的一種考核憑證。每年對強檢儀器設(shè)備配合技術(shù)監(jiān)督部門進行周期技術(shù)鑒定。通過對設(shè)備的維護保養(yǎng)管理,使設(shè)備完好率每年都保持在96%以上。
第十一,定期進行在用萬元以上醫(yī)療設(shè)備的動態(tài)效益分析。
每月有專人下科室統(tǒng)計設(shè)備使用時數(shù),用它除以設(shè)備核定小時數(shù)再乘以100%得到設(shè)備使用率。每季度進行一次全院在用醫(yī)療設(shè)備動態(tài)使用效益分析,從中了解在用設(shè)備使用情況。工作中結(jié)合我院實際,對20萬元以上在用大型醫(yī)療設(shè)備進行了單機使用效益分析。對使用率偏低設(shè)備采取專管共用,設(shè)備租賃,定額管理,在增添同類新設(shè)備時不予考慮,以及調(diào)撥設(shè)備等措施,確保全院在用醫(yī)療儀器設(shè)備使用率保持在95%以上。
第十二,設(shè)備的更新、淘汰或報廢。
儀器設(shè)備的更新、淘汰、報廢均根據(jù)設(shè)備的自然壽命(也稱實際壽命)、技術(shù)壽命(也稱有效壽命)、經(jīng)濟壽命進行。工作程序是由科室提出申請,經(jīng)設(shè)備管理委員會技術(shù)鑒定后,由主管院長批準(zhǔn),并報上級有關(guān)部門備案,財務(wù)科和設(shè)備科分別辦理注銷手續(xù)。對已報廢的設(shè)備有保留價值者,留作教學(xué)、拆零修配用。有計劃地對儀器設(shè)備進行更新,有效地避免了用高額維修費用維持儀器使用壽命現(xiàn)象發(fā)生,節(jié)約了維修開支,降低了設(shè)備運營成本。
在設(shè)備的動態(tài)管理過程中,抓好每一個環(huán)節(jié)。每臺萬元以上精密醫(yī)療設(shè)備都有完整的技術(shù)檔案資料;對新進的10萬元以上的大型醫(yī)療設(shè)備都進行了購前適宜性、可行性論證和成本效益分析,認(rèn)真進行技術(shù)與質(zhì)量考查,有條不紊地對設(shè)備進行使用、周檢、維修直至報廢全過程動態(tài)管理,努力探索出一條適合我院發(fā)展的醫(yī)療設(shè)備管理新路子。
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