醫(yī)院信息系統(tǒng)變更的主要原因及對策
提供者：佚名
發(fā)布時間：2009/10/22 12:00
醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospitalinformationsystem,HIS)是醫(yī)院從傳統(tǒng)管理模式向信息化、科學化管理模式轉變的必備工具,是醫(yī)院信息化過程的主體。根據(jù)有關定義,醫(yī)院信息化是指醫(yī)院以業(yè)務流程優(yōu)化重組為基礎,在一定的深度和廣度上利用計算機技術、網(wǎng)絡和通信技術及數(shù)據(jù)庫技術,控制和集成化管理醫(yī)療、護理、財務、藥品、物資及科研、教學等活動中的所有信息,實現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)、外部信息共享和有效利用,提高醫(yī)院的管理水平與綜合發(fā)展實力[1]。在HIS業(yè)界,通常認為廣義的HIS包含了醫(yī)院業(yè)務信息的采集、運算、處理全過程,覆蓋醫(yī)院的全部業(yè)務,包括了網(wǎng)絡、硬件和軟件業(yè)務系統(tǒng)。狹義的HIS是專指醫(yī)院業(yè)務數(shù)據(jù)采集、處理的軟件系統(tǒng)。
由于醫(yī)院規(guī)模的限制,我國醫(yī)院的網(wǎng)絡規(guī)模通常都不大,網(wǎng)絡拓撲結構并不復雜,網(wǎng)絡層次通常只有2層,一般不超過3層,網(wǎng)絡節(jié)點一般不超過500個,絕大多數(shù)醫(yī)院的網(wǎng)絡節(jié)點都在200~400個。第三軍醫(yī)大學西南醫(yī)院HIS工作站達到1300余個,是目前國內(nèi)最大規(guī)模的醫(yī)院網(wǎng)絡,也是信息化應用最深入、業(yè)務覆蓋面最廣的醫(yī)院之一。
1HIS軟件系統(tǒng)的特征
由于HIS建成后,醫(yī)院所有主體業(yè)務都將運行在這上面,包括醫(yī)囑、病歷、診斷、治療、手術和搶救信息等,因而要求HIS具有較高的穩(wěn)定性和較好的安全性。另一方面,由于患者就診時間多半集中在10:00~14:00,因而醫(yī)院的業(yè)務工作又具有集中、猝發(fā)、快速響應的特點,從而要求HIS具有大數(shù)據(jù)吞吐量、高并發(fā)處理的能力。隨著醫(yī)院HIS的持續(xù)運行,醫(yī)療歷史數(shù)據(jù)不斷積累,數(shù)據(jù)量穩(wěn)定持續(xù)增長,特別是醫(yī)學圖像信息量巨大,最終要求HIS具有海量存貯和數(shù)據(jù)挖掘的能力。這些都對HIS軟件系統(tǒng)提出了較高的要求。
本文討論中提到的醫(yī)院HIS系統(tǒng)實施,單指將HIS軟件系統(tǒng)應用到醫(yī)院的業(yè)務中去,將計算機軟件與醫(yī)院的傳統(tǒng)業(yè)務結合起來,通過調(diào)整或重組醫(yī)院業(yè)務流程,改變醫(yī)院醫(yī)療業(yè)務的實現(xiàn)方法,加速醫(yī)療業(yè)務信息的傳遞,使其得到共享的過程。本文討論內(nèi)容的前提是:醫(yī)院已經(jīng)開始實施HIS系統(tǒng),系統(tǒng)范圍和目標已經(jīng)確定,醫(yī)院網(wǎng)絡及服務器硬件條件已經(jīng)具備運行HIS軟件系統(tǒng)的條件。
在這個大前提下,HIS系統(tǒng)范圍變更通常發(fā)生在客戶化調(diào)研階段。在這個階段,信息科需要根據(jù)本醫(yī)院的具體業(yè)務情況,調(diào)整HIS標準產(chǎn)品,增加或修改產(chǎn)品功能,以使醫(yī)院業(yè)務與HIS軟件系統(tǒng)有機地結合在一起,真正實現(xiàn)醫(yī)院業(yè)務信息化的目標。
2醫(yī)院HIS系統(tǒng)實施的一般過程
與所有的系統(tǒng)管理一樣,HIS系統(tǒng)實施也分為:啟動、計劃、實施和控制、收尾4個階段。在實施控制階段,主要有以下工作內(nèi)容。
2.1進入實施階段的前提醫(yī)院與HIS公司已經(jīng)達成合作并已經(jīng)具備醫(yī)院網(wǎng)絡條件,醫(yī)院領導及各使用科室已經(jīng)有了醫(yī)院信息化建設的意識和思想準備,并組建了醫(yī)院信息化建設領導小組和工程小組,明確了兩個小組的職責,建立起了良好的溝通協(xié)調(diào)機制[2]。
2.2制訂實施計劃實施計劃包括兩個方面:工作計劃和管理計劃。工作計劃即是產(chǎn)品實現(xiàn)計劃,將HIS系統(tǒng)實施的全過程分解為幾個更小的階段:動員,數(shù)據(jù)初始化,數(shù)據(jù)測試,用戶培訓,客戶化調(diào)研及實現(xiàn),系統(tǒng)聯(lián)調(diào),系統(tǒng)切換,試運行,正式運行等。系統(tǒng)管理計劃定義了系統(tǒng)管理的方法和工具,包括了例會制度,工程進度報告制度和模板,人員管理方案,各階段的質量控制標準,應急預案等。信息科與實施人員在制訂計劃時遵循”漸進明細”的原則,先制定整個系統(tǒng)實施與控制的總體計劃,包括進度計劃和質量管理計劃等,在系統(tǒng)實施進入到下一階段之前2周再明確下一階段的詳細計劃,以適應不斷變化的系統(tǒng)實施過程。
2.3實施動員在制定好系統(tǒng)計劃之后,需要進行實施動員。實施動員是系統(tǒng)實施開始的里程碑事件,需要醫(yī)院主管領導及相關各科室參與,由醫(yī)院主管領導組織進行,其目的是調(diào)動全院各級各類人員的積極性,整合醫(yī)院與公司的力量,建立起良好的協(xié)調(diào)溝通機制,明確各級各類人員職責,為系統(tǒng)順利進行打下良好的基礎。
2.4搭建環(huán)境在系統(tǒng)實施的初始階段,實施環(huán)境包括培訓環(huán)境、數(shù)據(jù)初始化環(huán)境和測試環(huán)境,通常將培訓環(huán)境與測試環(huán)境合并在一起,或者將數(shù)據(jù)初始化環(huán)境與測試環(huán)境合并,視測試工作的主要完成人而定。一個良好的環(huán)境要求能模擬醫(yī)院正式運行HIS后的網(wǎng)絡架構和業(yè)務模式。
2.5數(shù)據(jù)初始化為了適應本院的管理模式,醫(yī)院需根據(jù)自己的具體情況,對公司所提供標準HIS產(chǎn)品進行調(diào)整,分期實施,減輕運行系統(tǒng)初期的協(xié)調(diào)壓力。數(shù)據(jù)初始化的過程,就是將醫(yī)院的具體業(yè)務數(shù)據(jù),如科室、人員等基本信息,診療系統(tǒng),收費標準(價表),藥品等業(yè)務信息,醫(yī)院工作站點配置等環(huán)境信息準確錄入到系統(tǒng)中[2]。這是將標準HIS產(chǎn)品成功應用到本院特色的一個重要過程,也是決定系統(tǒng)運行后,能否與本院業(yè)務有機結合的重要環(huán)節(jié)。視醫(yī)院的規(guī)模和業(yè)務數(shù)據(jù)量,正常情況下數(shù)據(jù)初始化通常需要1個月左右的時間。
2.6數(shù)據(jù)測試數(shù)據(jù)初始化過程中及初始化完成后,需要進行數(shù)據(jù)測試,模擬醫(yī)院正式運行的模式,在測試環(huán)境中審核HIS流程是否符合醫(yī)院實際業(yè)務,HIS生成的業(yè)務數(shù)據(jù)是否與手工模式下的業(yè)務數(shù)據(jù)一致[3]。
2.7用戶培訓培訓包括軟件模塊的使用方法及HIS上線運行后的業(yè)務流程。
2.8客戶化客戶化是指根據(jù)本院的具體業(yè)務情況對公司HIS標準產(chǎn)品通過增加、修改、調(diào)整標準產(chǎn)品的功能,或者重組醫(yī)院業(yè)務流程,以實現(xiàn)適合本院特色的業(yè)務運行模式和管理模式的過程。
2.9系統(tǒng)測試系統(tǒng)測試包括了網(wǎng)絡環(huán)境、服務器、數(shù)據(jù)庫、數(shù)據(jù)字典(數(shù)據(jù)初始化的結果)、增加或調(diào)整過的功能、重組的業(yè)務流程(客戶化的結果)等全方位的測試,實際上是系統(tǒng)切換前的模擬演練。
2.10系統(tǒng)切換準備這一階段需要將本院原有運行模式進行一個截斷,將在院患者的住院信息預先錄入到HIS中,準備好各業(yè)務點的硬件,下發(fā)HIS運行管理規(guī)定等等。由于醫(yī)院業(yè)務相互之間關聯(lián)甚為緊密,因而需要全院統(tǒng)一協(xié)調(diào)行動,在一個個非常明確的時間點之前完成一項項準備工作,在規(guī)定的時間點將醫(yī)院業(yè)務從手工或舊的信息系統(tǒng)移植到HIS上來。在這一階段之后,通常不再進行客戶化的處理,待正式運行1~2月之后,再開始運行后的客戶化[3]。
2.11系統(tǒng)切換(上線)及試運行系統(tǒng)切換準備完畢即可進行系統(tǒng)切換。系統(tǒng)切換也是一個里程碑事件,標志著準備階段的結束,進行到試運行階段。試運行階段通常原有的操作方式(如手工或舊信息系統(tǒng))與HIS并行,時間通常少于1周,目的是防止因業(yè)務人員對新系統(tǒng)操作不熟練而導致醫(yī)療差錯或事故。
2.12正式運行,進入收尾階段,通常此時發(fā)生系統(tǒng)范圍變更都較少。
3系統(tǒng)范圍變更的原因
在整個HIS項目實施周期內(nèi),客戶化是最為復雜最難處理的工作包,其外在的表現(xiàn)雖然單一,但有著非常復雜的原因。就是根據(jù)本院特殊的業(yè)務流程及管理模式對標準HIS產(chǎn)品的修改。
3.1目前大多HIS系統(tǒng)本身還不是一個非常完善的產(chǎn)品,部分HIS系統(tǒng)只實現(xiàn)了醫(yī)院業(yè)務數(shù)據(jù)的采集、處理功能,雖然預留了接口,但還未實現(xiàn)數(shù)據(jù)挖掘、公眾信息發(fā)布、專家系統(tǒng)等高級功能,也不涵蓋醫(yī)院財務系統(tǒng)、機關辦公系統(tǒng)、后勤支持系統(tǒng)等醫(yī)療輔助部門。
3.2對HIS醫(yī)療業(yè)務的功能界定較為困難,難以以合同或說明書的形式完全說明HIS應包含的范圍,通常只能在合同和計劃中定義一個基本原則[4]。另一方面,在HIS系統(tǒng)實施的過程中,醫(yī)院的業(yè)務流發(fā)生變化而需求往往也會超越標準HIS產(chǎn)品。
3.3醫(yī)院業(yè)務不規(guī)范,與國家衛(wèi)生部規(guī)定的流程有偏差,客戶需求易變且有較大隨意性,甚至某些需求背離衛(wèi)生部規(guī)定的<診療護理操作常規(guī)>,也與HIS產(chǎn)品的標準流程相背離。
3.4HIS系統(tǒng)的最終操作者(醫(yī)院業(yè)務人員)與系統(tǒng)發(fā)起人(通常是院長)對HIS的目標和期望相背離,主要體現(xiàn)在對業(yè)務規(guī)范的不同理解和期望,這是管理者與被管理者之間的固有矛盾,通常只能通過系統(tǒng)組的推動,讓醫(yī)院內(nèi)部協(xié)調(diào)解決[5]。
3.5操作人員要求保留手工作業(yè)或舊系統(tǒng)的操作習慣,從而希望HIS能按原有的舊模式運行。這種情況在醫(yī)院將HIS作為舊信息系統(tǒng)的升級方案時更為常見,是變更處理中較為棘手的一種情形。
4系統(tǒng)范圍變更的控制方法
系統(tǒng)范圍變更管理是系統(tǒng)管理重要內(nèi)容之一,醫(yī)院信息科與工程實施人員在具體的系統(tǒng)管理實踐過程中將逐步積累經(jīng)驗,并與同行交流探討。對于不同類型的IT(informationtechnology)系統(tǒng)來講,系統(tǒng)范圍管理也有著較大的不同,特別是以軟件為主的ERP(enterpriseresourcesplanning,企業(yè)資源管理計劃)系統(tǒng)的實施,更是與企業(yè)的實際運行情況緊密相聯(lián)。
對于醫(yī)院來講,建設HIS就是要建設醫(yī)院自己的ERP系統(tǒng),因而企業(yè)實施ERP失敗的原因,在醫(yī)院的HIS實施上都能找到相應的影子。其中,系統(tǒng)范圍隨著HIS實施而變化,是造成HIS系統(tǒng)實施失敗的一個重要原因[5]。
4.1將范圍變更管理納入到系統(tǒng)實施的全程在HIS實施過程中,系統(tǒng)范圍變更體現(xiàn)在客戶化階段,但實質上客戶化需求從系統(tǒng)啟動階段就已產(chǎn)生,一直伴隨著系統(tǒng)的計劃、實施控制、系統(tǒng)切換試運行、正式運行、收尾等各個階段。可以說,醫(yī)院的業(yè)務是發(fā)展的,相應的HIS系統(tǒng)實施客戶化也是會隨時發(fā)生變化。對于HIS系統(tǒng)管理來講,有效管理系統(tǒng)范圍變更,就要從系統(tǒng)啟動開始把范圍變更納入系統(tǒng)管理中去,作為系統(tǒng)實施中非常重要的一個內(nèi)容。
4.2啟動階段的范圍變更管理醫(yī)院信息科在啟動階段的任務,是要明白醫(yī)院對整體信息化建設的目標及期望值。當預見到出現(xiàn)偏差時就需要及時與醫(yī)院決策層進行溝通,雙方取得共識,將系統(tǒng)范圍大致劃分出來,這樣,信息科在啟動階段就能預計到醫(yī)院業(yè)務流可能有哪些范圍變更,在啟動階段把握住醫(yī)院建設HIS的目標。
4.3計劃階段醫(yī)院信息科與公司共同制定計劃,將系統(tǒng)范圍變更管理納入計劃之中,并作為一個重要的系統(tǒng)管理內(nèi)容,分配以相應的資源,是有效管理系統(tǒng)范圍變更的前提,也是緊隨著系統(tǒng)啟動時范圍變更管理結果的后續(xù)手段。在這種情況下,公司方面的系統(tǒng)管理人參與了系統(tǒng)范圍管理計劃的制定,在實施控制階段也有助于縮短整體系統(tǒng)實施周期。
4.4實施控制階段此階段是系統(tǒng)實施過程的主體,也是系統(tǒng)范圍變更管理的最主要階段,是執(zhí)行系統(tǒng)范圍變更管理的重要過程。對于醫(yī)院HIS實施來講,需要從以下幾個方面來進行系統(tǒng)范圍變更管理:(1)醫(yī)院實施HIS,實質上是對醫(yī)院現(xiàn)有運行體制的變革,必然會觸及一些具體人員的既得利益。因此醫(yī)院信息科認真分析需求變更請求背后的原因,分清是確因業(yè)務需要產(chǎn)生的變更需求,還是申請人因個人利益受損而反對HIS系統(tǒng)實施的借口。對于后一種情況,需要從醫(yī)療業(yè)務規(guī)范、醫(yī)院管理規(guī)定、醫(yī)院整體業(yè)務流程的需要等各個方面來進行說服和澄清;對于前一種情況,則需要進行后續(xù)的分析[6]。
(2)對使用科室的變更需求進行評估,按需求與醫(yī)院實際業(yè)務的關系,將需求分為4種:必須的,如果沒有這一部分功能將影響醫(yī)院業(yè)務的展開;對醫(yī)院業(yè)務有較大幫助的;與醫(yī)院業(yè)務關系不大的,或即使有較大關系,但不是主要業(yè)務的;違反醫(yī)療操作規(guī)范或相關管理規(guī)定的。(3)將使用科室需求按醫(yī)院的實際業(yè)務關系細分后,還需要按變更對系統(tǒng)的影響程度作進一步分析,同樣將需求變更分為4種情況:僅僅是功能的增加或擴展,不影響產(chǎn)品架構;修改產(chǎn)品功能的實現(xiàn)機制,不影響關聯(lián)模塊的業(yè)務處理或影響較小[6];修改產(chǎn)品功能的實現(xiàn)機制,對相關業(yè)務模塊有較大影響;新增功能或修改產(chǎn)品功能實現(xiàn)機制,影響系統(tǒng)體系架構的。(4)將醫(yī)院的需求按以上兩個維度分別進行劃分后,就需要信息科與變更申請人或醫(yī)院相關領導一起對需求變更進行評估,考察需求變更對系統(tǒng)的影響,包括功能、質量、進度、成本等多個方面,特別是評估需求變更所獲得的收益與醫(yī)院需要付出的代價之間的關系,對變更的影響取得共識。
5小結
HIS系統(tǒng)實施過程中,對系統(tǒng)計劃影響最常見、最嚴重的因素之一就是使用科室的需求變更。加強對需求變更的管理,可以提高系統(tǒng)質量,提高用戶(使用科室)的滿意度。HIS系統(tǒng)范圍變更管理可以歸結為五句話:隨時掌握需求變更意向,定期討論需求變更影響,集中處理需求變更文檔,跟蹤反饋需求變更結果,用好需求變更管理工具。